オフィスデスクの整理は少しの工夫で簡単に！コツやおすすめアイテム、メリットまとめ

オフィスデスクを整理する5つのコツ

オフィスデスクの整理自体は難しいことではありません。
ここでは整理の際に役立つ5つのコツについて、詳しく見ていきましょう。

1. 不要なものは処分する

オフィスデスクを整理するには、処分するものと残すものを分別する必要があります。
 
もう使わないメモや仕事に不要な資料や書類は処分してしまいましょう。
1年前に作成された書類や収集した資料の使用率は1％程度といわれることもあるので、作成や収集から1年以上経過している書類は処分を検討してみてください。
 
整理する際は、オフィスデスクに保管している書類をすべて一度取り出して分類しましょう。
このとき、法的に保存が必要なものや、従業員の一存で処分できない書類などは間違って処分しないように注意が必要です。
書類以外の文房具や私物についても、要不要を検討して処分するか否かを判断しましょう。

2. 収納場所を決める

不要なものを処分したあとは、残すものの定位置を決めましょう。
特に、書類や小物類の定位置を決めておかないと、必要なときにすぐ見つからない可能性があります。
例えば、よく使うものは一番上の引き出しやデスク上の書類ホルダー、あまり使わないものは一番下の引き出しなどです。
 
入れる場所を使用頻度に応じて決めると、業務のときに書類を探す時間を短縮できるでしょう。

3. ものは極力増やさない

基本的に、オフィスデスクに置くものは必要最低限にします。
 
収納場所を決めていても、キャパシティを超える量の書類や小物類があると、最終的にまた整理できていない状態に逆戻りする可能性があります。
また、オフィスデスクで保管するものを必要最低限にしていると、整理しやすいというメリットもあります。
 
処分の可否が判断できないときは、オフィスデスクの上に放置せず、専用の収納スペースを作るとよいでしょう。

4. 書類は可能であればデータ化する

書類を物理的に減らすと、オフィスデスクに置く書類の量が自然に減り、整理しやすくなります。
 
作成済みの書類も、スキャナーで読み取ればデータ化は難しくありません。
データ化すると資料の共有や修正がしやすくなることもメリットです。
データ化した資料をファイルごとにまとめておけば、必要なときに必要な資料がすぐに見つかるでしょう。

5. 帰宅前に毎日整理する

整理は1回おこなったら終わりではなく、習慣化することが大切です。
 
帰宅前の終業時が整理しやすい時間でしょう。
終業時であればほかの業務に影響がおよびにくく、次の日も業務がスムーズに進行できます。
また、次の日の用意を事前にできる点もメリットです。
 
毎日少しずつ整理することで、まとまった時間を取らなくてもオフィスデスクをきれいに保てるでしょう。

オフィスデスクを整理するメリット

オフィスデスクの整理は、業務の効率化などさまざまなメリットがあります。 ここでは具体的な4つのメリットを見ていきましょう。

1. 業務の効率化につながる

まず、オフィスデスクの整理は業務の効率化に期待できます。
デスクが散らかっていると、必要な書類や事務用品などをすぐに見つけられず余計な時間がかかるケースもあるでしょう。
 
一方、デスクが整理されていると必要なものをすぐに見つけられ探す手間が省けるため、その時間を業務に充てられます。
また、乱雑としたデスクでは作業スペースも狭くなりやすいでしょう。
整理をしておくことでデスク上が広くなり、より業務を進めやすくなります。

2. 集中しやすくなる

オフィスデスクが整理されていると、業務に集中しやすくなる点もメリットです。
 
人間は目で見たものから情報を得るため、ものが多く散らかっているデスクではそれだけ情報量も多くなります。
散らかっているものは業務とは関係ないことが多く、業務中に気が散る要因となりかねません。
結果として、業務効率が低下する要因となる恐れがあります。
 
デスクを整理し、業務に関係のあるものだけ目に入るようにしておけば不要な情報がおさえられるため、より業務に集中しやすくなるでしょう。

3. セキュリティ面が強化される

オフィスデスクの整理は「クリアデスク」とも呼ばれ、セキュリティ面でも非常に重要です。
 
クリアデスクは、離席するときや終業時などにオフィスデスクの上を片付けてきれいな状態にしておくことを指します。
クリアデスクの実施によるメリットは、オフィス空間がきれいになるだけでなく、資料やメモを放置することで起こり得る情報漏えいを防げることです。
 
書類を放置したまま離席すると、意図せず第三者に個人情報やパスワードなどを見られる可能性があります。
情報を見た第三者が悪用すると、顧客に迷惑をかけて企業の信頼失墜にもつながりかねません。
 
なお、クリアデスク実施の際はデスク上をきれいにするだけでなく、パソコンに貼っているメモ用紙なども片付けるようにしましょう。
メモに書かれている小さな情報でも十分悪用される可能性があるためです。
自社の情報管理を徹底するためにも、従業員にオフィスデスク周りの整理をしっかりするよう伝えましょう。

4. モチベーションが上がる

オフィスデスクがきれいに整理されていると業務が効率よく進められて集中しやすくなるため、結果として従業員のモチベーション向上にもつながります。
 
従業員の満足度が向上してモチベーションアップにつながれば、企業の業績にも好影響を与えるかもしれません。
企業の業績がよくなれば従業員に還元でき、さらにモチベーションのアップにつながる、といった好循環が生まれます。
 
そのため、オフィスデスクの整理は企業全体にとっても必要なことといえるでしょう。

100均でも購入できる！オフィスデスクの整理に使えるアイテム

時間がないなどの理由で整理がうまくできないときは、整理アイテムを活用してみてください。
ここでは、100均でも購入できてオフィスデスクの整理に活用できるアイテムをご紹介します。

ファイルボックス用ポケット

オフィスでファイルボックスを利用している人は決して珍しくありません。
そのような人が仕事をより効率化するためのアイテムとしてファイルボックス用ポケットがあります。
 
ファイルボックス用ポケットとは、ファイルボックスに追加でつけられる収納スペースです。
ペン立てやスマホ収納、テープカッターなどがあり、うまく組み合わせればファイルボックス周りで収納を完結させられます。
フリーアドレスやデスクの移動などの際も、ポケットを付けたファイルボックスを持っていけば荷物をまとめて移動できるため便利です。

ウォールポケット

ウォールポケットは、壁にかけるタイプの収納です。
オフィスデザインにもよりますが、従業員の席が個室のようになっていて壁を活用できるレイアウトのときに便利です。
 
100均のものでもデザインが豊富で、オフィスの雰囲気に合わせて選べます。
 
ウォールポケットはポケット部分が透明になっているものも多く、収納物が一目で分かる点がメリットです。
また、A4サイズの大きなポケットが付いているものもあるので、書類整理もできます。
その日に使う予定のメモや書類を前日に入れておけば、始業時からスムーズに業務を始められるでしょう。

電子メモパッド

電子メモパッドは、ペーパーレス化に役立つアイテムです。
 
1台あればほかにメモ帳がいらないので、オフィスデスク周りの整理につながります。
また、その都度メモを用意する必要がなくなって効率よく働きやすくなります。
さらに、繰り返し何度も使用できるので、メモ帳や筆記具のための経費を削減できます。
 
メモパッドの隣に電卓が付属している多機能な製品もあるので、必要な機能が付いたものを選ぶとよいでしょう。

バッグハンガー

バッグハンガーはテーブルに引っかける形で利用できるフックです。
ハンガー自体は場所を取らないほか、バッグを床や机の上に置かずに済むため、オフィスの景観もあまり損ないません。
さらに、使用したい場所にバッグハンガーを引っかけるだけで使用できるので、フリーアドレスのオフィスにも向いています。
 
バッグハンガーはデザインや耐荷重などが種類によって異なるので、オフィスの雰囲気や使用しているバッグの重さなどに合わせて購入するとよいでしょう。
 
耐荷重4kgの製品もあり、ノートパソコンが入ったバッグもかけられます。

従業員が整理しやすいオフィス空間とは

従業員自身が整理することも大切ですが、オフィス環境が整理しやすく集中しやすいことも重要です。
 
これからオフィスの移転やリニューアルを検討している企業向けの、オフィス空間やレイアウトのポイントを解説します。
 
関連記事：オフィスレイアウトを機能的に業務効率UPの5つの要素を解説！

オフィス内が清潔である

デスクだけでなく、オフィス全体に清潔感があると、従業員も率先して整理したくなります。
例えばごみが床に落ちたまま放置されていたり、ものが散乱したりしている状態で「デスクを整理してほしい」といっても、整理しようという気持ちは湧きにくいでしょう。
 
一方、オフィス全体の美化を徹底していると、「整理してほしい」という言葉にも説得力が生まれます。
 
オフィス全体の清潔感を保つために、ご紹介したような整理アイテムを従業員に配布するのもよいでしょう。
整理や使用のためのアイテムを事前に配ることで、従業員が整理しやすい環境を作れます。

ゾーニングがされている

場所ごとに必要な機能が分かりやすければ、その場所に不要なものを持ち込みにくくなるでしょう。
また、ゾーニングは従業員の動きをスムーズにするので生産性の向上にもつながります。
 
必要なゾーニングは企業によって異なるので、移転やリニューアルの際には何が必要なのかを社内でよく話し合って決めることが大切です。
移転やリニューアルの目的を先に明確にしておくと、ゾーニングの内容を決めやすくなるでしょう。

オフィスレイアウトは専門業者に依頼することも選択肢の一つ

移転やリニューアルでオフィスレイアウトを考える際は、オフィスコンサルなどの専門業者に相談することも選択肢の一つです。
プロの視点からアドバイスを受けられるため、より従業員に寄り添ったオフィス空間を作れます。
依頼する際は、レイアウトの事例や実績を見て自社のニーズと合致しているかなどを確認するとよいでしょう。
 
例えば、workkitが手掛けたオフィスレイアウト事例は以下の通りです。

株式会社ファースト

執務室にはファミレス席やビッグテーブルなど複数種類の座席を採用し、メリハリを付けて業務をしやすい環境を作りました。

→事例の詳細はこちら
 
関連記事：オフィス移転のコンサルとは？業務内容や依頼するメリット・デメリットを解説

オフィスデスクの整理に関してよくある質問

オフィスデスクの整理に関してよくある質問や疑問をまとめました。

フリーアドレスを導入すると整理しにくくなる？

フリーアドレスでは、従業員に決まった席がないため、荷物を持って移動することになります。
しかし、フリーアドレスでも工夫をすれば整理は可能です。
 
まずは、フリーアドレスにおける収納ルールを明確にします。
ルールの策定と同時に、個人用のロッカーは設置を検討するとよいでしょう。
業務中に使用しないものを収納でき、フリーアドレスのスペースが散らかることを防げます。
 
また、書類をできるだけデータ化すれば移動時の運搬負担を軽減できるでしょう。
さらに、文房具を共有とすることで、個人での管理負担もなくなります。
 
関連記事：フリーアドレスとは？企業に変革をもたらす柔軟な働き方と成功の秘訣【事例付き】

オフィスデスクを整理する時間が取りにくいときはどうすればよい？

整理する時間がなかなか取れないときは、一度に整理しようとせず複数日に分けて行うとよいでしょう。
乱雑な状態のオフィスデスクをすべて整理するには時間がかかるためです。
 
複数日に分けて整理するときは、その場で目についたものを片付けるのではなく、先に計画を立ててから実践しましょう。
例えば、1日目は整理したい書類をまとめる、2日目はその書類を分類するなどの段取りです。
 
まったく時間が取れないわけではないはずなので、少しずつでも整理を進めることが大切です。

デスク周りを整理しやすいオフィスを目指そう

オフィスデスクは、ポイントを押さえていれば簡単に整理できるでしょう。
整理をしておくと、業務が効率化するだけでなく情報漏洩を予防しやすくなるなど、セキュリティ面での強化にもつながります。
 
もし従業員がオフィスデスクの整理をできていない場合は、ご紹介したコツを参考にしてもらうのもよいでしょう。
 
なお、移転などに際して整理しやすい環境を作りたい場合は、専門業者にオフィスレイアウトを依頼することも選択肢の一つです。
workkitのオフィス導入事例ページでは、各企業の目的やオフィスの大きさに合ったさまざまな事例を公開しています。
 
自社のオフィス移転やリニューアルを検討している企業は、実際のオフィスイメージの参考にしてみてください。