オフィス移転で実現する理想の職場環境！失敗しない準備と進め方

オフィス移転のメリットと解決できる課題

オフィスを移転する理由は様々です。スペースの確保や立地の改善といった基本的なニーズに加え、近年では「働き方改革への対応」が重要な要因となっています。そこで、まずはオフィス移転が注目されている理由と、解決できる課題について説明します。

働き方の多様化への対応

時代の変化に伴い、働き方は急速に多様化しています。テレワーク・リモートワークの普及や、出社と在宅勤務を柔軟に組み合わせるハイブリッドワークの定着も新しいワークスタイルの筆一つです。これらの新しい働き方は、場所や時間の制約から解放される一方で、さまざまな課題も浮き彫りになりました。例えば、従来のオフィスワークでは当たり前だった日常的な対面コミュニケーションの機会が減少し、チームの一体感や協力体制の維持が難しくなるといった課題です。
このような状況を受け、オフィスの役割は大きな転換期を迎えています。かつての「単なる業務スペース」という位置づけから、「コミュニケーションの中心的な拠点」としての機能が求められるようになってきました。
具体的な対応策として、フリーアドレス制を導入することで部署の垣根を越えた自然な交流を促進したり、防音性の高い個別スペースを設けてオンラインミーティングの音声が周囲の業務の妨げにならないよう配慮したりするなど、新しい働き方がもたらす様々な課題に柔軟に対応できる環境づくりが必要です。また、リラックスできる共有スペースを設けることで、偶発的な会話やアイデア交換を促進し、職場全体の活性化にもつながっています。

快適性と生産性の向上

現代のオフィスに求められているのは、「価値創造の場」としての機能です。業務効率アップやコミュニケーションの向上だけでなく、イノベーションや創造性を育む環境が重要視されています。その背景には、従来型の働き方がもたらす様々な課題があります。長時間デスクに向かう働き方は、メンタルヘルスに大きな影響を与え、若手社員の早期離職やバーンアウトの要因となっています。
また、デジタル化の進展による対面でのコミュニケーションの減少は、チームワークや組織の一体感の低下の引き金の一つです。長時間同じ姿勢での作業による身体的・精神的疲労の蓄積や、オンラインツールへの過度な依存がもたらす「デジタル疲れ」なども深刻な課題と言えるでしょう。
これらの課題に対応するため、最新のオフィス設計では「ウェルビーイング（心身の健康）」を重視した空間づくりが進んでいます。例えば、自然光を取り入れた明るい空間、緑を配置したリラックスできる休憩スペース、スタンディングデスクなど姿勢を自由に変えられる家具の導入などです。あるいは、カフェのような雰囲気のラウンジスペースやコラボレーションエリアを設けることで、リフレッシュと同時に部署を越えた自然な交流も促進を生み出します。これらの工夫により、従業員の心身の健康維持とともに、創造的な発想やイノベーションを生み出す機会も増えていくでしょう。

立地・周辺環境の最適化

利便性の高い立地は、企業の運営とワーカーの働きやすさの両面で重要な要素です。駅から近い、敷地内や近隣に駐車スペースがあるなど、通勤時間の短縮や交通アクセスの良さは、従業員の心身の健康や仕事の効率性に大きな影響を与えます。
また、オフィス周辺の飲食店やコンビニエンスストア、カフェなどの充実度も重要です。ワーカーの日常生活の質を高めるだけでなく、昼食時の選択肢の多様性や急な買い物にも対応できるため、オフィス環境の重要な評価要素となっています。さらに、取引先との打ち合わせや来客対応の際にも、アクセスの良さや周辺施設の充実度は大きなメリットの一つです。

採用力と企業価値の向上

とくに若い世代は、働く環境の質を重視する傾向が強まっています。オフィスのデザインや設備の充実度、フリースペースの有無、研修施設の整備状況などが、就職先を選ぶ際の重要な判断基準となっています。また、ジェンダーや文化的背景に関係なく、誰もが快適に働ける空間づくりや、個人の価値観の多様性を尊重する環境整備は、優秀な人材の獲得において大きなアドバンテージとなるのではないでしょうか。
このように、オフィス移転は単なる場所の移動以上の意味を持っています。企業の成長戦略と従業員の満足度向上を同時に実現する重要な機会となり得るからです。従業員一人ひとりが自分らしく生き生きと働ける環境を整備することで、社内の雰囲気が活性化され、チームワークが向上し、創造性が育まれます。
その結果、企業としての魅力や評価が高まり、対外的な企業価値の向上につながっていくのです。このような好循環を生み出す契機として、オフィス移転は非常に重要な役割を果たすことができます。

オフィス移転のステップ

オフィス移転はメリットも多く、すぐにでも行いたいと考えるかもしれません。しかし、オフィス移転には、数多くの工程があります。長ければ、全行程に1年以上かかる可能性もあるため、流れを理解してしっかりと準備をすることが大切です。そこで、ここではオフィス移転の流れをご紹介しますので、参考にしてみてください。

ステップ1：オフィス探しと業者選定

移転先のオフィスを決定し、具体的な計画作りを始めます。この段階では以下の項目を実施します。

• 移転スケジュールの策定
• 新オフィスに関する要件整理
• パートナー業者の選定
• 現オフィスの解約手続きと原状回復に関する確認

ステップ2：新オフィスデザイン

選定した業者と協力して、新オフィスの具体的なデザインを決めていきます。主に以下の作業を行います。

• コンセプトの検討とゾーニング計画
• レイアウトと必要な設備の決定
• 工事費用の見積もり取得
• 関連業者との打ち合わせ

ステップ3：内装工事・設備の手配

デザインが確定したら、実際の工事と必要な手配を開始します。

• 設計図面の作成と工事開始
• 各種申請手続きの実施
• 家具・設備の発注
• 旧オフィスの引っ越し準備

ステップ4：引っ越し作業

実際の移転作業を行います。以下の項目に注意して進めていきます。

• 取引先への周知と挨拶
• 社内への周知徹底
• 各種住所変更手続き
• 施主検査の実施
• 荷物の搬出入管理

ステップ5：旧オフィスの原状回復

契約条件に従って、旧オフィスの原状回復工事を実施します。

ステップ6：移転後の対応

移転完了後、以下の手続きと確認作業を行います。

• 口座・クレジットカード情報の更新
• 関係省庁への届出提出
• 従業員からのフィードバック収集
• 新オフィスの運用ルール整備

オフィス移転における失敗例と対策

オフィス移転は大きなプロジェクトであり、慎重に計画を立てる必要があります。しかし、十分な準備をせずに移転を進めてしまうと、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。ここでは、オフィス移転でよくある失敗例とその対策について解説します。

失敗例1：目的が不明確なまま移転を進めてしまう

オフィス移転は単なる引っ越しではなく、会社の成長戦略の一環として捉える必要があります。新しいオフィス環境は、業務効率の向上や社員のモチベーション向上につながる重要な要素の一つです。しかし、全社員に対して移転の目的や実現したい目標を明確に伝えないまま進めてしまうと、従業員の間に不安や不満が高まってしまいます。
また、新しい環境での働き方のビジョンが共有されていないと、移転後の適応にも時間がかかってしまう可能性があります。そのため、移転の理由や目標を事前に丁寧に共有し、社員一人一人の納得感を高めることが非常に重要です。具体的な移転のメリットや、新オフィスでどのような働き方を目指すのかといった詳細な説明も、スムーズな移転には欠かせません。

失敗例2：環境要件の検討不足によるトラブル

騒音・防音対策、日当たり、空調設備など、快適な職場環境に必要な要素を十分に検討せずに移転を決めてしまうことがあります。その結果、移転後に空調の効きが悪い、Wi-Fi接続が不安定、打ち合わせスペースの音漏れが気になるなど、業務に支障をきたす問題が発生するかもしれません。
また、従業員の動線を考慮せずにレイアウトを決めてしまうと、業務効率が低下する恐れがあります。フリーアドレス制や防音ブース、リフレッシュスペースなどの必要性も事前に十分検討しましょう。

失敗例3：専門家との連携不足による計画の遅れ

内装工事やネットワーク設備など、専門的な知識が必要な作業を自社だけで進めようとすると、予期せぬトラブルや遅延が発生する可能性が高くなります。信頼できる業者と早期に連携し、内装工事の見た目と使いやすさ、ネットワークやセキュリティの設計など、専門家の知見を活用することが重要です。
これらの失敗を防ぐには、目的の共有、環境設計、専門家との連携を総合的に検討することが大切です。しっかりとした計画を立てることで、快適で生産性の高い職場環境が実現できます。

オフィス移転でオフィスをよりよい環境にしよう！

オフィス移転は、働き方の多様化に合わせた課題を解決にもつながります。時間も費用もかかるオフィス移転やリニューアルですが、よりよい働く環境を整えることで働く人の意欲も高まり、企業価値も高まります。メリット・デメリットを踏まえて、オフィス移転を検討してみてください。