オフィス収納の悩みを解決！整理整頓のコツをご紹介 - オフィスデザイン特集

オフィス収納の悩みは？

オフィス収納にまつわる悩みにはどのようなものがあるのでしょうか。まずは、オフィスでの収納の困りごとについて考えてみます。

デスク周りが煩雑になりやすい

個人で管理するデスク周辺は、書類・文房具・個人の荷物など数多くの物を収納しなければなりません。また、パソコンや周辺機器などもあり煩雑になりやすい場所の一つです。近年では、複数の人で共有したり、場所を自由に移動したりと固定のデスクを設けないケースも増えています。そのため、個人的なアイテムの収納場所の不足や都度持ち運ぶ不便さも悩ましい問題です。

共用スペースが煩雑になりやすい

オフィスでは、共用している物やスペースが数多くあります。書類やストック文具などのほか、業種によってはカタログ・サンプル品等をチームや会社全体で複数の人が利用しています。収納ケースやブックスタンドなどを使って整理していても、いつの間にか紛失していたという経験のある方もいるでしょう。管理のルール化とわかりやすいラベリングをするといった工夫が必要です。

オフィスの収納家具がおしゃれじゃない

オフィス家具は無機質で、デザイン性に乏しいと感じることがあります。機能性は高くても、インテリア空間を魅力的に見せるアイテムであってほしいと考えるワーカーもいるのではないでしょうか。デスクやチェアも同様に画一的でおしゃれではないケースも多いので、モチベーションが上がらない人もいるかもしれません。とくに、収納家具はバリエーションが少ないため雰囲気のよいインテリア作りがしにくいアイテムです。

デスク周辺の整理整頓のコツ

オフィス収納の悩みの一つである「デスク周辺の整理整頓」を、解決するアイデアをご紹介します。こまめに片付けをして、不要な物を処分するといった日々の作業も重要ですが、そのような整理整頓がしやすい環境を作ることから始めてみましょう。

物の住所を定める

自分が使うアイテムには何があるかを把握し、適切な場所に収納します。文房具やデスクの一番上の引き出し、書類は下段の引き出しなど、大きく区分を決めてみてください。さらに、引き出し内で細かく分類します。文房具を入れる引き出しにはトレイなどを利用して、収納する物のサイズや種類ごとに分けておきます。

物は使う頻度によっても収納場所を変えます。毎日使う物は取り出しやすい場所に保管しましょう。また、必要以上の物を持たないようにすることも大切です。無くなったときに備えて、クリップやボールペンの替え芯などを大量にストックしていませんか？意外と使いきれないこともあります。どれくらいの期間で使い切るのかを想定して、最低限必要な分量を保管しましょう。

コード類をまとめる

パソコン・キーボード・マウス・ディスプレイ・スマートフォンの充電器などの機器を多用することの多いオフィス。電源やケーブルがたくさん必要ですが、それぞれが絡まってしまうことがよくあります。ケーブルクリップやコードホルダーを使い、コード類をまとめるようにしてみてください。

同じ種類の機器を使っていると、他の人の物と間違えてしまうことがあります。スマートフォンの充電器を別の人が使っていて、紛失したと思い困った経験がある方もいるのではないでしょうか。色違いのケーブルクリップを使うなどの工夫をするとよいでしょう。

書類は立てる

契約書等の書類もオンライン上でデータ管理されることが多くなりました。ペーパーレス化は今後ますます進むことが予想されますが、まだ紙の書類はなくなりません。ファイルにとじて保管している会社もまだまだあります。そのため、紙の書類の保管もしっかりと行いましょう。

紙の書類は平積みにするとますます整理がしにくくなります。クリアファイルに入れる、ファイルにとじるなどして立てた状態で保管してみてください。デスクの引き出しに収納する際も同様で、ファイルの背表紙が見える状態にします。クリアファイルは薄いため、量が増えるとどこに何があるかわからなくなります。ファイルの色分けやインデックスをつけるなどして、判別できるようにしましょう。

フリーアドレス制に備える

社内外への出入りが多い営業職の従業員は、固定のデスクを使わない「フリーアドレス」制を取り入れている会社も多くあります。テレワーク・リモートワークの普及により、事務職でも固定席がないケースも増えてきました。

これまでは自分のデスクの引き出しに個人用の文房具や書類などを保管していた人も、固定席がなくなることで収納場所が確保できない状況が起こります。そのため、持ち歩きができるような収納ボックスやロッカーなどを別途用意する必要があるでしょう。日常的に使う物をまとめ、持ち歩きやすいように整理できるボックスなどを活用してみてください。

また、オフィス内に物を持ち運ぶため、紛失や忘れ物にも注意が必要です。とくに、パソコンなどは機密情報も含まれています。パスワードの設定など、セキュリティ面の強化対策も必ず行うようにしてください。

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共用スペースの整理整頓のコツ

オフィスは「どれだけ自分のスペースを整理していても共有スペースが片付かない」「物が紛失しやすい」といった悩みが尽きません。そもそも、共有の収納家具が不足している可能性もあります。そこで、ここでは共有スペースの整理整頓のコツをご紹介します。

収納場所を全員がわかるようにする

デスク上と同様に、物を収納しておくべき場所をしっかりと決めることで紛失を減らせます。書類ファイルの背表紙にはタイトルをラベリングして、五十音順やアルファベット順に並べると戻す位置がわかりやすくなるでしょう。文房具のストックや共有しているアイテムなども、どこに何を収納しているかが視認しやすいようにラベルを貼るようにしてみてください。

ボールペンなどの筆記具は個人で所有している物もありますが、文房具はオフィス内で共有するケースもよくみられます。はさみ・ホチキス（ステープラー）・クリップ・カッターなどの使用頻度はやや高いものの個人所有をするほどではない物は、どこにあるかわかりやすくすると同時に「すぐに元に戻せる」状況を作るようにしましょう。物の形にへこみをつけたボックスなど、どこに置けばよいかすぐにわかる収納アイテムの活用もおすすめです。

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書類は定期的に整理する

紙の書類はわかりやすくファイリングをしても、すぐに溜まっていきます。あらかじめ保管期間を決めておき古い物から処分するなど、定期的な整理を心がけましょう。また、データ化して保管し、紙書類はできるだけ持たないようにすることも重要です。

書類を電子化するスキャニング業務をアウトソーシングする方法もあります。データ化だけでなく、入力などを請け負ってくれるサービスもあるため、自社内で処理しきれない書類のデータ化などの事務作業を依頼する方法も検討してみてください。

収納物に適した家具を用意する

そもそも、収納したいものに収納家具のサイズや仕様が適していないために、整理整頓ができない場合もあります。例えば、書類に多い「A4」タテのサイズは29.7cmです。ファイルにとじた場合を考えると、収納内の高さは32cm以上が必要でしょう。また、奥行きはA4ヨコサイズが21cmのため、収納内の奥行きは25〜35cmが適切です。奥行きが深すぎると、かえって取り出しにくくなります。

頻繁に出し入れするカタログや資料はオープン棚に、機密事項が記載されているような書類は施錠ができる扉付きの収納に保管するなど収納物によって管理方法も考慮してください。文房具のストックなどの細かな物は、引き出し付きの収納ケースを併用して分類するよよいでしょう。
そもそも、収納したいものに収納家具のサイズや仕様が適していないために、整理整頓ができない場合もあります。例えば、書類に多い「A4」タテのサイズは29.7cmです。ファイルにとじた場合を考えると、収納内の高さは32cm以上が必要でしょう。また、奥行きはA4ヨコサイズが21cmのため、収納内の奥行きは25〜35cmが適切です。奥行きが深すぎると、かえって取り出しにくくなります。

頻繁に出し入れするカタログや資料はオープン棚に、機密事項が記載されているような書類は施錠ができる扉付きの収納に保管するなど収納物によって管理方法も考慮してください。文房具のストックなどの細かな物は、引き出し付きの収納ケースを併用して分類するよよいでしょう。

収納家具の色や高さをそろえる

収納家具のサイズや仕様・色がバラバラだと、空間全体が煩雑に見えます。そのため、収納家具自体も統一感を持たせてオフィス空間をコーディネートしてみてください。高さや奥行きをそろえるだけでも、まとまりのある印象を出せます。

オフィスをデザインするときには収納家具も、インテリアを引き立てるアイテムの1つであることを意識して選定しましょう。壁側に設置する収納だけでなく、部署の仕切りとして収納家具を使うコーディネートもおすすめです。

効率よく仕事に取り組むためにオフィスの収納を見直そう

整理整頓ができていないオフィスは、作業効率が下がります。散らかった空間では集中力を欠き、ミスを引き起こしやすくなるでしょう。デスク周辺や共有スペースの整理整頓がしやすいように収納計画をしっかりと行い、働きやすい環境を整えてみてください。