コミュニケーションを促進するオフィスとは？業務効率をUPさせよう！ - オフィスデザイン特集

コミュニケーション促進がオフィスの課題

テレワーク・リモートワークだけでなく、世代間の価値観格差などを要因とするコミュニケーション不足はさまざまな問題を引き起こします。では、具体的にはどのような問題が発生するのでしょうか。

情報共有が滞る

コミュニケーション不足があると、情報共有がうまくできず、ミスを引き起こす可能性が高まります。オンラインでは、チャットツール・メール・電話・WEB会議などで業務の伝達や会議が行われます。さまざまなツールを使うため、どこで何を話したかがわからなくなってしまうなどのトラブルが発生します。また、顔や声色がわからず、意図がうまく伝わらないといった事例もよく見られます。

このような行き違いは、オフラインでも起こります。実際に顔を見合わせて話していても、その場のやり取りだけではうまく伝わっておらず、ミスにつながった経験がある方もいるのではないでしょうか。「言ったつもり」「伝えたはず」など、水かけ論になってしまうこともあるでしょう。

連携がとりにくい

「忙しくて話しかけにくい」「営業担当者の外出が多く連絡がつかない」など、コミュニケーションがとりにくい環境は、テレワーク・リモートワークを含むオンラインだけでなく、オフィスにおいても起こりえる状況です。とくに近年では、テレワーク・リモートワークと出社を組み合わせる働き方も多く、担当者が「どこにいるか」把握しづらいという声も聞かれます。このような環境は、社内だけでなく取引先とのトラブルにもつながります。

方向性の認識がズレやすい

コミュニケーションがうまく取れないと、意図していることが伝わらず、認識にズレが生じることがよくあります。チームで動いている場合は、全員が同じ方向性で進んでいるかどうかを常に確認しあう必要があるでしょう。各担当者の認識のズレが原因で、作業の漏れ・重複などが起こり、業務効率が下がります。

知識・スキルを伝えにくい

コミュニケーションの取りやすさは、人と人の関係性を築くために重要な要素です。しかし、テレワーク・リモートワークでは、業務の引き継ぎや後輩指導がしにくくなります。また、オフィスでもデスクが離れているなどの理由で、知識やスキルを伝えにくくなる可能性も考えられるでしょう。人間関係を悪化させやすい環境とも言い換えられます。

気軽に相談・質問がしにくい

教える側だけでなく、教えてもらう側にとってもコミュニケーションが取りにくいオフィスは問題をはらんでいます。新人や新たに配属された人にとって、業務内容でわからないことがあっても気軽に相談・質問がしにくい環境では、なかなか成長が見込めません。ミスも増え、教える側・教えられる側、双方のストレスになってしまうでしょう。とくに、社会人経験の浅い新入社員は、不安を感じやすく離職につながる可能性もあります。

お互いの状態を理解しにくい

テレワーク・リモートワークの普及に伴い、コミュニケーション不足で孤独を感じやすくなったといわれています。オンライン・オフラインにかかわらず、声や表情が見えないやり取りでは相談がしにくくなります。また、相手の不調などに気づけず、問題が水面下で悪化してしまうケースも考えられるでしょう。

コミュニケーションを促進するオフィスとは？

ここまで見てきたように、オフィスでのコミュニケーション不足はさまざまな問題を生み出してしまいます。逆に、コミュニケーションが改善されれば、業務効率が上がりワーカーのモチベーションもアップします。ここでは、コミュニケーションを促進するオフィスの作り方について解説します。

オフィスレイアウトや空間設計

デスクや収納などのレイアウト、オフィス内の設計にこだわってみましょう。例えば、テレワーク・リモートワークと出社を組み合わせたハイブリッド型の業務体系なら、固定席だけではなくフリーアドレス席を導入してみてください。

フリーアドレス席とは、誰でも自由に使えるデスクレイアウトを言います。出入りの多い営業担当者などが、必要なときだけ使えるフリーデスクです。交代出勤下では、事務スタッフでも固定席ではなくフリーデスクを使うケースも増えています。また、共有のフリースペースなどを活用すれば、チームや部署を超えた交流が図れるでしょう。

しかし、フリーアドレス席やフリースペースの利用は、かえってチームメンバーの動向が把握しにくくなるデメリットもあります。そのような問題に悩むときは、オフィスデスクの使用状況を可視化できるアプリを活用する、グループチャットで出社情報を共有するなどの工夫が必要です。

研修やワークショップの開催

仕事を通して、学びたい意欲を持つワーカーにとって、社内での研修やワークショップはモチベーションアップにつながります。部署・チームの垣根を越えた交流で、活発なコミュニケーションを図るようにしてみてください。

フリースペースやミーティングスペースなど、社内外の人が使いやすいオープンスペースがあると、より積極的な活動が期待できます。

休憩室・社員食堂を設ける

オンとオフの切り替えは、効率よい働き方のために大切な要素だと言われています。大人が集中し続けられる時間は、50分から90分ほどではないでしょうか。ポモドーロ法と呼ばれる時間管理法では、25分の集中と5分の休憩を繰り返すことで効率のよい作業ができるとされています。

このように、適切な休息は業務効率やワーカーが心地よく働けるかどうかに大きくかかわるため、オフィスに休憩スペースを設ける企業も増えてきました。休憩スペースや社員食堂など、ワーカーがリラックスできる空間では、気軽なコミュニケーションも増えます。日頃は、業務上の会話しかない関係でも、リラックスした環境で雑談をすれば、親密な人間関係を築いていけるでしょう。

コミュニケーションルールを作る

コミュニケーションの感覚は、人それぞれです。心地よい距離感も個々で変わってきますが、仕事においては、迅速かつ正確に情報を共有する必要があります。
とくに、テレワーク・リモートワークなど、オンラインでのやり取りが多い場合は、やり取りにルールを設けておくとよいでしょう。

また、お互いの顔が見えない環境だからこそ、配慮をした取り組みが必要です。「就業時間外や夜間のチャット・メール・電話のやり取りは行わない」「チームでの取り組みは、チームグループチャットで行うなど、1対1のやり取りを控えるようにする」などのルールを作っておきます。このようなルールがあれば、時間外の活動や、一人でメールやチャットを抱え込んでしまったために引き起こすトラブルなどを減らせます。

また、文章でのやり取りは言葉の温度感が伝わりにくく、何気ない指示でも怒られているように感じたり、冷たく感じたりすることがあります。絵文字やスタンプなどを使い、カジュアルに意思を伝えられるようなルールも決めておくとよいでしょう。

一方で「個」の場所も必要

活発なコミュニケーションや顔を見合わせての業務が重要な反面、個人的なスペースも必要とされています。例えば、オンラインミーティングや商談の場所は、多くの人が執務をしているスペースとは分けるべきでしょう。また、事務的な作業でも集中しなければいけないような状況では、人のいない環境が必要なケースもあります。

フリースペースでは、常にチームメンバーではないなどの知らない人がいる可能性があります。個人ブースやテレブースなど、周囲を気にせずに業務に取り組める場所の設置も検討しみてください。

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コミュニケーションを促進するオフィスデザインをしましょう

仕事に関わらず、コミュニケーションは人間関係を築くうえで大切な要素の一つです。とくに仕事では、円滑に仕事を進め効率化を図る、ワーカーのメンタルヘルスのためにも重要と言えるでしょう。テレワーク・リモートワークなど、働く場所にとらわれない時代だからこそ、コミュニケーションを促進できるオフィスデザインをしてみてください。