オフィス移転でワーカーの課題を解決！移転までのステップも解説 - オフィスデザイン特集

オフィス移転が注目されている理由とは？

前述の通り、オフィスを移転する理由はいろいろあります。例えば、次のような理由が挙げられるでしょう。

● 増員により現在のオフィスが手狭になった
● 減員のためオフィスを縮小したい
● 会議室を増やしたい
● 便利な立地に移りたい

近年では、これらの理由に加えて「働き方改革に対応する移転」もあります。ここでは、オフィス移転が注目されている理由について具体的に考えてみます。

働き方の多様化

時代の変化などに影響を受けながら、働き方は常に変化し多様化しています。コロナ禍を経て、多くの企業でテレワーク・リモートワークが定着しました。その反面、オフィスの必要性・重要性を感じている方もいるでしょう。双方のメリット・デメリットを踏まえた上で、テレワーク・リモートワークと出社を交代で行うハイブリッドワークという新しい働き方も生まれています。

固定席を設けず、空いている席を自由に使える「フリーアドレス席」の導入も進んでいるのではないでしょうか。しかし、自由度の高い働き方が普及することで「コミュニケーション不足になる」「オンラインミーティング用の場所が不足する」など、新たな問題も増えています。そこで「共有スペースを設けてコミュニケーション促進を図る」「オンラインミーティング用の個別スペースを確保する」など、よりよいオフィス環境を作るための移転が求められているのです。

居心地のよさ

オフィスにとって、業務効率が上がるデスクレイアウトや設備を用意することは重要な要素です。しかし、それだけでは「働きやすいオフィス」とは言えません。

テレワーク・リモートワークが普及し、自宅などでの作業が可能になりました。通信障害やセキュリティ問題・コミュニケーション不足などの課題はありますが、オフィスとは異なるリラックスした環境で業務ができます。くつろいだ環境に、居心地のよさを感じる方も多いのではないでしょうか。

オフィスでも、オンとオフの切り替えを上手にすることで、業務効率が上がります。リフレッシュをするための休憩スペースやラウンジ・カフェコーナーを作りたいと考える企業も増えているようです。オフィス移転をきっかけに居心地のよい共有スペースを設けると、部署を越えた交流も図りやすくなり、コミュニケーション不足を解消するきっかけにもなります。

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立地・周辺環境

オフィス移転の理由には、立地のよい場所にオフィスを作りたいというものも挙げられます。営業効率の高い場所は企業の運営に大きくかかわる重要なポイントです。また、オフィスの立地はワーカーの働きやすさにも影響があります。

通勤効率を考えると、公共交通機関の乗り入れが便利な場所が求められるでしょう。あるいは「近隣に飲食店が多く気軽にランチに出かけられる」「コンビニが近くにある」なども、オフィスの周辺環境の要素として必要とされています。オフィス移転地を考えるにあたり、このような点も意識してみてください。

採用率アップ

就職活動中の学生や社会に出たばかりの若い世代は、将来にわたり安心して働ける条件を企業に求めています。これまでお伝えしたような、働きやすい・通いやすいだけでなく
価値観の多様性を認めるオフィスである必要があるでしょう。

例えば、広く交流を図れるフリースペースや研修がしやすいミーティングスペースが設けられたオフィスなど、成長したい気持ちをサポートしてくれるオフィスが求められています。オフィス移転を機にそれらのことを意識したオフィス計画をすれば、採用率も上がるのではないでしょうか。

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オフィス移転で解決できる問題は？

オフィス移転が注目されている理由は、企業やワーカーが抱える課題とも言えます。そこで、オフィス移転をすると解決できる課題について、みていきましょう。

生産性の向上・効率化

新しいオフィスは、気持ちがよいものです。オフィス移転やリニューアルを行えば、気分が刷新され、ポジティブで明るい気持ちで働けるでしょう。さらに、業務内容や働き方に合わせたデスクレイアウトや空間設計を行えば、生産性の向上・効率化が図れます。

従業員の満足度向上

環境が整い働きやすくなると、ワーカーのモチベーションが上がります。休憩スペースやカフェコーナーなどがあるとオンとオフの切り替えができ、集中力がアップするとも言われています。オフィス移転をきっかけに、理想の働き方を実現させられるようになり、満足度の向上にもつながるのではないでしょうか。

企業価値が上がる

従業員が生き生き働いている環境は、オフィス全体の雰囲気も自然とよくなります。また、社内外の人が共有できる打合せ場所や休憩場所があれば、社外の人にとっても魅力的なオフィスに映るでしょう。オフィス移転を機に、対外的にも企業のよい面をアピールできます。

オフィス移転のステップ

オフィス移転はメリットも多く、すぐにでも行いたいと考えるかもしれません。しかし、オフィス移転には、数多くの工程があります。長ければ、全行程に1年以上かかる可能性もあるため、流れを理解してしっかりと準備をすることが大切です。そこで、ここではオフィス移転の流れをご紹介しますので、参考にしてみてください。

基本の流れは次の通りです。

● オフィス探し
● 新オフィスデザイン
● 内装工事・家具・設備手配
● 引っ越し
● 原状回復工事

一つひとつの工程を行う時期の目安や、具体的な内容をみていきましょう。

オフィス探し

オフィス移転を行う場合、一般的な解約予告期間の3～6ヵ月前などに解約・移転を行います。ですが、ビルや契約によって異なるため賃貸契約書できちんと確認をすることが必要です。移転では、オフィスの立地・広さ・設備などの諸条件を洗い出し、適したビル・オフィスを選定してください。賃料や内装工事・新規設備購入費用・引っ越し費用・現在のオフィスビルの原状回復工事費用の概算も出して、オフィス移転に関わる予算をきちんと定めておくことも重要です。

新オフィスデザイン

新オフィスの場所が決まったら、オフィス内部の設計・デザインを行います。移転の4～5ヵ月前までには、コストと合わせて工事内容を決定させるようにしましょう。新オフィスのデザインを行うには、コンセプトを十分に検討し、ゾーニング・レイアウト・必要設備や什器などを策定します。リース品がある場合は継続利用・返却あるいは新規リース契約を行うかどうかも考える必要があるでしょう。

内装工事・家具や設備の手配

移転の3～4ヵ月前には工事を発注し、2〜3ヵ月前に工事をスタートさせます。工事発注の前には、関連工事業者の手配やプラン・コストの調整があります。各種、公的機関への届け出や手続きが必要な物は遅れや漏れがないように行ってください。内装工事を行うあいだに、家具や設備の発注手配をし、同時に旧オフィスの引っ越し準備を始めます。

引っ越し

工事が問題なく終わり、入居前の確認も完了したら、いよいよ新オフィスへの引っ越しです。移転の場合は、引っ越し直前まで業務を続けなければいけません。そのため、内装工事中にできる準備には限りがあります。会社全体・部署・チーム・個人、それぞれで計画的に引っ越しを進められるように準備をしてください。多くの企業では、パソコンで情報を管理しているため、システム課との連携も重要です。

旧オフィスの原状回復工事

新オフィスへの引っ越しが完了したら、これまで使用していた旧オフィスの原状回復工事を行います。賃貸契約の解約など、引き渡しにかかる諸々の処理をしながら、新オフィスの調整をします。新しいオフィスに業務を完全に移行するには、引っ越し後約1〜2ヵ月はかかると考えてスケジュールをしておいてください。また、移転後はワーカーに定期的にアンケートを取り、問題点や要望がないかをヒアリングするとよいでしょう。

オフィス移転でオフィスをよりよい環境にしよう！

オフィス移転は、働き方の多様化に合わせた課題を解決にもつながります。時間も費用もかかるオフィス移転やリニューアルですが、よりよい働く環境を整えることで働く人の意欲も高まり、企業価値も高まります。メリット・デメリットを踏まえて、オフィス移転を検討してみてください。