新しい働き方・ハイブリッドワークのメリットは？快適なワークライフを実現 - オフィスデザイン特集

ハイブリッドワークとは？

ハイブリッドワークは、テレワーク・リモートワークとオフィスワークを組み合わせた働き方です。オフィスワークは決まった事務所に赴き、同僚といっしょに働く従来型の勤務体系で、テレワークは情報通信技術（ICT）を使った場所や時間にとらわれない働き方を指しています。
テレワーク・リモートワークはおもに、自宅やサテライトオフィス・コアワーキングスペースなどの施設を利用します。リゾート施設など非日常の場所で仕事をするワーケーションも含まれていますが、一般的には在宅勤務とオフィスワークを組み合わせるケースが多いでしょう。コロナ禍における出社率の調整ではなく、生産性や働く意欲を高める働き方として注目されています。

ハイブリッドワークのメリット

働き方の多様性にともない、柔軟性の高いハイブリットワークは従来の社員だけでなく、求職者にとっても魅力的です。優秀な人材確保・定着、離職率の低下を防ぐ効果も高まり、企業にとってもメリットがあります。そんなハイブリットワークのメリットについて、詳しくみていきましょう。

業務内容にあわせた働き方を選べる

取り組んでいる業務は、部署・チーム・人それぞれです。オフィスでまわりの人とやり取りをしながら進めるもの、一人で集中しておこなうほうが効率のよいものなど、さまざまでしょう。また時期やプロジェクトによっては、どちらも必要かもしれません。
業務にあわせてワークスタイルを選べることで、効率的に進められるようになります。また台風や大雨などで公共交通機関が動かなくなり出社できなくても、在宅勤務に切り替えるなどフレキシブルな対応が可能です。

ライフスタイルにあわせた働き方を選べる

子育てや介護などの家庭の事情で、長時間勤務ができない人もいます。ハイブリットワークなら、通勤時間を減らせる在宅勤務を選べるようになり、バランスよく働けるでしょう。
逆に自宅では集中して仕事ができない、専念する場所がないといった理由でオフィスワークやサテライトオフィスの利用を希望する人もいます。このように、従業員のライフスタイルにあわせた働き方を実現できます。

オフィスを有効に活用できる

常に出社する人数が減ることにより、オフィスの規模を縮小して賃貸料を削減することができます。あるいは、執務スペース以外にミーティングや休憩用の場所を充実させて、従業員の満足度を高めることができるでしょう。

ハイブリッドワークの課題

企業・従業員、双方にメリットも大きいハイブリッドワークですが、デメリットもあります。ハイブリッドワークにおける課題についても、確認しておきたいと思います。

コミュニケーションが取りにくい

テレワーク・リモートワークも同様ですが、顔をあわせて話しにくい環境になりやすいのがデメリットの一つです。情報共有がスムーズにできず、伝達漏れや認識のずれによるミスを引き起こす可能性があります。
社内だけでなく、テレワーク・リモートワークと外出の判断がつかず、社内にかかってきた電話に正しい状況を伝えられなかった、来客時にすぐに連絡がつかなかったなど、顧客の信用にかかわるミスも起こります。メールやチャットの活用・スケジュールの共有など、どこにいてもお互いの状況や共有情報を確認できるようにしましょう。また定期的にミーティングを行い、コミュニケーションの促進をはかってください。

勤怠管理が難しい

テレワーク・リモートワークとオフィスワークが混在するため、勤怠管理が複雑になります。社内SNSやメールを活用して、上司が勤務状況をすぐに確認できる工夫も大切です。また移動先でも勤怠報告がしやすいように、パソコン上での出勤・退勤管理だけでなく、スマートフォンやタブレットを活用できるシステムを導入するなどの対策も必要でしょう。

IT環境とセキュリティの不安

業務に対応できるインターネット環境が自宅にととのっておらず、在宅勤務に踏み切れない人もいるかもしれません。パソコン利用や照明・空調の利用にかかる費用負担についても明確な定めがなく、従業員が個人的に負担しなければならない状況もあります。
ハイブリッドワークの場合、自宅での業務割合がどれくらいになるかがマチマチのため、線引きをしにくいでしょう。また機密事項が含まれるデータや書類を社外へ持ち出さなければならず、セキュリティや情報漏洩の不安もフォローも大きな課題です。

柔軟な働き方に適応させたオフィスデザインのポイント

ハイブリットワークを快適にするためには、オフィスも変革が必要です。ここでは、柔軟な働き方をいかすためのオフィスデザインに大切なポイントをまとめます。

オフィス環境の整備

ハイブリットワークでは出社率が少ない日は、空き席が出てしまいます。個々のデスクを持たず、空いている席や自由な場所で業務をおこなうフリーアドレス制を採用すれば無駄なく、オフィスを活用できます。しかしフリーアドレス制は、社員がどこにいるか分かりにくく、動向を把握できないデメリットもあります。在席・離席状況やどこにいるかを共有できるアプリなどのサービスを活用することをおすすめします。
また毎日環境がかわることで、集中しにくいと感じる人もいます。オープンスペースだけでなく、パーテーションなどである程度パーソナルな状況が確保できるスペースを用意するとよいでしょう。

コミュニケーションをとるための工夫

毎日、全員が出社しないため、顔を合わせたコミュニケーションが少なくなるハイブリットワーク。あいさつや雑談でも人間関係を深めるきっかけになりますが、その機会が減ってしまいます。ハイブリットワークでは、コミュニケーションを積極的かつ意識的にとらなければいけません。メールや電話だけでなく、チャットを使った気軽な連絡や会話ができるようにします。
またWeb会議や取引先との打ち合わせをしやすいような部屋やブースをつくるなど、オフィス内にも環境をととのえましょう。休憩スペースを充実させ、他部署をふくめたコミュニケーションを活発にする工夫も有効です。

【関連記事】「リモートワークとこれからの働く場所や新しい働き方について考える」

IC環境の充実とセキュリティ対策

テレワーク・リモートワークも含まれるハイブリッドワークでは、顧客や機密情報データの入った業務用のパソコンを社外へ持ち出さなければいけません。通信保護やネットワークへのアクセスパスワードを強化させるなどの、セキュリティ対策をしっかりとしましょう。
また自宅に通信環境がととのっていないと円滑に業務を進められず、かえって効率がさがります。WiFiの貸与、通信精度の高いネットワークへの変更も検討すべきでしょう。在宅勤務時の光熱費や通信料の負担についても、ルール化する必要もあります。

WORK KITが考える「新しい働き方とオフィス」

WORK KITは、お客様の視点に立って、企画・デザイン・品質と価格のバランスを大切にするオフィスデザインをプランしています。
そんなWORK KITが手がけた、ハイブリッドワークを快適にするオフィス事例とテレワーク時代のオフィス出社を支えるサービスをご紹介します。

【事例紹介】株式会社アトラエ様｜ハイブリッドワークを実現させたオフィス

求人メディアの企画・運営を行っている株式会社アトラエ様のオフィスプロジェクト。ワークラウンジとワークスペースの2フロアに分かれた空間構成です。
社内外のコミュニケーションが活発になるように工夫されたワークスペースは、落ち着いた雰囲気になっています。ホテルのラウンジやおしゃれなカフェのように洗練されたインテリアで、居心地よく仕事に取り組めるでしょう。またワークスペースは白を基調とした洗練された内装で、機能性にすぐれた造作デスクなどが用意され、社員が働きやすい環境が作られています。

【関連記事】リモートやオフィスを組み合わせたハイブリッドワークで、これからのワークスタイルに変化をつける

SMART WORK KIT｜ハイブリッドワーク時のオフィス出社をサポート

ハイブリッドワークは、社員の出社管理や座席確認が複雑でコミュニケーションが取りにくいデメリットがあります。そんなハイブリッドワークの悩みをサポートするために、座席の利用状況・出社予定の登録・会議室の予約などの機能を可視化したサービス「SMART WORK KIT」で、業務効率化をはかりませんか？
60日間の無料体験もできますので、ハイブリッドワークで社員の勤怠管理や出社後の座席確認などにお困りの方は、ぜひいちどお試しください。

詳しくはこちらのサイトをご参照ください。

自由な発想で新しい時代の「働き方」を楽しもう

働き方は、いつの時代も変化を続けています。「ワークライフバランス」「健康経営」といった言葉も、少しずつ定着してきました。またコロナ禍でテレワーク・リモートワークが一気に普及したこともあり、この数年でオフィスのあり方も大きく変わりました。
「場所」にこだわらない働き方には、メリットもデメリットもあります。双方のよいところをバランスよくとったハイブリッドワークは、これからますます多くの企業で採用され、働き方のスタンダードになってくるのではないでしょうか。
新しい時代の働き方にあわせたオフィスデザイン・設計で、快適なオフィス環境を実現させましょう。